XRechnung vs. ZUGFeRD – Was ist was und was brauchst DU eigentlich?

 

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Elektronische Rechnungen sind in der Geschäftswelt längst angekommen. Aber sobald man die Begriffe XRechnung und ZUGFeRD hört, stellen sich viele die gleiche Frage:
👉 Was ist der Unterschied – und was davon muss oder sollte ich verwenden?

Keine Sorge – wir klären das heute ganz entspannt! Und zeigen dir gleich, wie du beides mit Rechnungsprofi Premium ganz einfach erstellen kannst.


🧾 Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist das offizielle E-Rechnungsformat der deutschen Behörden. Sie basiert auf XML, ist maschinenlesbar und wird zwingend von öffentlichen Auftraggebern verlangt.

✅ Wichtig bei der XRechnung:

  • Nur maschinell lesbare Daten – kein PDF nötig

  • Muss ganz bestimmte Pflichtfelder enthalten (z. B. Leitweg-ID)

  • Wird über spezielle Portale wie ZRE oder OZG-RE übermittelt

  • Gesetzlich vorgeschrieben für viele Unternehmen, die an Behörden liefern

👉 Du brauchst also eine XRechnung, wenn du für den Staat arbeitest oder an eine Behörde Rechnungen stellst.


📄 Und was ist dann ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – klingt erstmal wild, ist aber superpraktisch.

✅ ZUGFeRD im Überblick:

  • Kombination aus PDF + eingebetteter XML-Datei

  • Ideal für Unternehmen, weil’s lesbar & maschinenlesbar ist

  • Rechtssicher und GoBD-konform

  • Wird von vielen Unternehmen und auch Banken akzeptiert

  • Keine Pflicht – aber oft die bessere Wahl im B2B

👉 Du willst ZUGFeRD nutzen, wenn du moderne, digitale Rechnungen an Unternehmen oder Kunden senden willst, ohne auf Lesbarkeit zu verzichten.


🥊 XRechnung vs. ZUGFeRD – der Vergleich

MerkmalXRechnungZUGFeRD
FormatXMLPDF mit eingebetteter XML
ZielgruppeÖffentliche AuftraggeberUnternehmen, Banken, Kunden
Lesbar für Menschen❌ Nur maschinenlesbar✅ PDF-Ansicht möglich
PflichtfelderJaOptional (je nach Profil)
Gesetzliche PflichtJa, bei BehördenNein, freiwillig
Ideal fürStaatliche RechnungenB2B & automatisierte Buchhaltung

💡 Fazit: Was brauchst du?

  • Du rechnest mit Behörden ab? → XRechnung ist Pflicht.

  • Du arbeitest mit Unternehmen oder Geschäftskunden? → ZUGFeRD ist perfekt.

Mit Rechnungsprofi Premium bist du auf der sicheren Seite – denn beide Formate sind enthalten, ohne Aufpreis und ohne Abo!


✅ Deine Vorteile mit Rechnungsprofi Premium

  • XRechnung und ZUGFeRD im Programm

  • Pflichtfelder automatisch geprüft

  • XML & PDF einfach erstellt – ganz ohne Fachwissen

  • Keine monatlichen Kosten

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