Elektronische Rechnungen sind in der Geschäftswelt längst angekommen. Aber sobald man die Begriffe XRechnung und ZUGFeRD hört, stellen sich viele die gleiche Frage:
👉 Was ist der Unterschied – und was davon muss oder sollte ich verwenden?
Keine Sorge – wir klären das heute ganz entspannt! Und zeigen dir gleich, wie du beides mit Rechnungsprofi Premium ganz einfach erstellen kannst.
🧾 Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist das offizielle E-Rechnungsformat der deutschen Behörden. Sie basiert auf XML, ist maschinenlesbar und wird zwingend von öffentlichen Auftraggebern verlangt.
✅ Wichtig bei der XRechnung:
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Nur maschinell lesbare Daten – kein PDF nötig
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Muss ganz bestimmte Pflichtfelder enthalten (z. B. Leitweg-ID)
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Wird über spezielle Portale wie ZRE oder OZG-RE übermittelt
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Gesetzlich vorgeschrieben für viele Unternehmen, die an Behörden liefern
👉 Du brauchst also eine XRechnung, wenn du für den Staat arbeitest oder an eine Behörde Rechnungen stellst.
📄 Und was ist dann ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – klingt erstmal wild, ist aber superpraktisch.
✅ ZUGFeRD im Überblick:
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Kombination aus PDF + eingebetteter XML-Datei
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Ideal für Unternehmen, weil’s lesbar & maschinenlesbar ist
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Rechtssicher und GoBD-konform
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Wird von vielen Unternehmen und auch Banken akzeptiert
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Keine Pflicht – aber oft die bessere Wahl im B2B
👉 Du willst ZUGFeRD nutzen, wenn du moderne, digitale Rechnungen an Unternehmen oder Kunden senden willst, ohne auf Lesbarkeit zu verzichten.
🥊 XRechnung vs. ZUGFeRD – der Vergleich
Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
---|---|---|
Format | XML | PDF mit eingebetteter XML |
Zielgruppe | Öffentliche Auftraggeber | Unternehmen, Banken, Kunden |
Lesbar für Menschen | ❌ Nur maschinenlesbar | ✅ PDF-Ansicht möglich |
Pflichtfelder | Ja | Optional (je nach Profil) |
Gesetzliche Pflicht | Ja, bei Behörden | Nein, freiwillig |
Ideal für | Staatliche Rechnungen | B2B & automatisierte Buchhaltung |
💡 Fazit: Was brauchst du?
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Du rechnest mit Behörden ab? → XRechnung ist Pflicht.
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Du arbeitest mit Unternehmen oder Geschäftskunden? → ZUGFeRD ist perfekt.
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