In der Praxis wird es oft mit der Gründlichkeit und Genauigkeit der Personalaktenführung nicht ganz so genau genommen, insbesondere in kleinen oder mittelständischen Unternehmen, die keine eigene Personalabteilung unterhalten und in denen Mitarbeiter oder die Inhaber, Geschäftsführer oder deren Partner sich "nebenbei"um die Lohn-und Gehaltsabrechnung kümmern oder eben auch die Personalakten führen. Da Akten ja schon an sich die Verwaltung von jeder Menge Papier ausmachen, steckt hier auch jede Menge arbeitsintensive Verwaltung dahinter, die Zeit, Geld und Organisation kostet.
Wer mit Vorlagen arbeitet, sich Muster angelegt hat und schon einmal eine Gliederung erstellt hat, wie der Aufbau einer Personalakte vereinheitlicht werden kann, ist schon einmal einen Schritt weiter. Ein wenig Struktur kann nie schaden!
Dennoch früher oder später stehen dicke Ordner in den Regalen oder hängen schicke Hängekarteien in "Reih und Glied" im Aktenschrank. Wird etwas gesucht - und sei es nur für einen Mitarbeiter, so geht das große Aktenschleppen los. Und wehe, wenn sich Daten ändern - und das passiert ja häufig. Dann werden Vordrucke geändert, neu ausgedruckt, abgeheftet usw.
Eine sinnvolle Alternative oder auch Ergänzung zu diesem System ist das Führen einer elektronischen Personalakte zu jedem Mitarbeiter. Denn das spart unglaublich Zeit und Arbeitsaufwand. Hier können die wichtigsten Daten zu jedem Mitarbeiter hinterlegt werden, jederzeit gesucht und mit ein paar Klicks geändert werden, im Idealfall können sämtliche Dokumente zu jedem Mitarbeiter ganz einfach verknüpft und aufgerufen werden (z.B. Verträge, Schriftwechsel, Abmahnungen, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Prüfungsergebnisse u.v.a.m.).
Weiterhin sind alle benötigten Daten hinterlegt, es können Termine und Erinnerungen für jeden einzelnen Mitarbeiter erstellt werden, Checklisten hinterlegt und Arbeitszeiten geplant werden. Hier sollte gelten: Man nutzt in einer Software, was man benötigt - alles was man nicht benötigt, lässt man außen vor. Nichts ist schlimmer, als sich mit Pflichtfeldern abmühen zu müssen, die man niemals braucht.
Es fehlt Ihnen etwas, was in Ihrem Unternehmen ganz speziell ist? Dann fragen Sie nach Modulen oder nach der Möglichkeit das Produkt anzupassen. Auch hier gilt wieder: Nichts ist schlimmer, als eine halbe Firma zu verbiegen, nur damit man mit einer Software arbeiten kann, die gerade einmal im Ansatz passt.
Wenn dann noch mehrere Bearbeiter bei einer Server- oder Netzwerklösung auf die Daten zugreifen können und ad hoc aussagefähig sind, kann im Grunde nur noch wenig schief gehen.
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Und wer im Moment so gar nicht motiviert ist, selbst zu testen und sich lieber entspannt zurück lehnen möchte, dem zeigen wir im nachfolgenden Tutorial die Möglichkeiten zum Führen von Personalakten per Software: