Postbuch+ Version 2.4. ist da! Posteingangsbuch und Postausgangsbuch ganz einfach per Software führen und nie wieder Dokumente suchen
Auch wenn es zunächst einmal lästig erscheint – viele Firmen und natürlich auch Ämter und Behörden führen ein Postbuch – Warum?
Mit einem Postbuch lässt sich, wenn es ordentlich geführt wird, lückenlos der Posteingang und der Postausgang dokumentieren, wann wurde was an wen versendet, wann ist welche Post gekommen und an wen weitergeleitet. Während man hierfür früher umständlich ein Buch von Hand geführt hat, wurde es später oft von der guten alten Excelliste abgelöst. Dennoch: Eine Software, die die Daten zum Posteingang und Postausgang sicher erfasst bietet weitaus mehr Möglichkeiten und ist weniger fehleranfällig.
Neben der automatischen Nummerierung des Posteingangsbuch und Postausgangsbuchs lassen sich in einem Programm auch wesentlich mehr Daten relativ schnell erfassen. Diverse Such- und Sortierfunktionen runden das Bild ab. Ganz einfach lassen sich Termine und Wiedervorlagen verwalten. Praktische Vorlagen für häufig wiederkehrende Einträge können einfach angelegt werden, ohne die Verwendung der Vorlagen werden einmal vorgenommene Einträge wieder vorgeschlagen, so dass der Aufwand für den Eintrag gering ist.
Die Rechnungsprofi’s bieten schon seit Jahren eine Postbuchsoftware an – in der kleinen Variante „Postbuch“ und in der erweiterten Variante „Postbuch+“. Beide Programmversionen sind netzwerkfähig. Das Postbuch+ bietet jedoch noch wesentlich umfangreichere Funktionen, wie ein Passwortlogin, eine Benutzerverwaltung, eine Verwaltung von unterschiedlichen Rechten pro Benutzer (Leserechte, Schreibrechte, Änderungsrechte, Eintrag nur Posteingang, Eintrag nur Postausgang, Administrationsrechte, Löschrechte).
In der aktuellen Version 2.4, die nun seit wenigen Tagen im Download zur Verfügung steht, sind nun in beiden Versionen noch erleichterte Suchfunktionen hinzugekommen, es können gescannte oder hinterlegte Dokumente zu jedem Posteingang und Postausgang hinterlegt und aufgerufen werden – Einfach praktisch, denn man sieht gleich, um welches Dokument es sich handelt, ohne lange und umständlich in Ordnern suchen zu müssen. Komplett überarbeitet wurde auch das Layout. So ist es für jeden einzelnen Benutzer noch einfacher, den Überblick zu behalten.
Welche Grundfunktionen das Postbuch +, Version 2.4 bietet, zeigen wir in unserem Video.
Komfortable Eingabe von Posteingang und Postausgang +++automatische Nummerierung im Postbuch+++ Beliebig viele Nutzer+++Beliebig viele Abteilungen+++Leserechte, Schreibrechte, Änderungsrechte, Löschrechte, Administrationsrechte für jeden Nutzer einzeln festlegbar +++
Passwort-Login+++Vorlagen möglich +++Suche über alle registrierten Daten entsprechend der festgelegten Rechte+++Posteingangsbuch - Übersicht u. drucken+++Postausgangsbuch- Übersicht u. drucken+++Liste Termine+++Liste Wiedervorlagen +++diverse Selektionsmöglichkeiten nach Rechten