Eine NEUE Software - Hurra!!!! Oder Ach herrjeh...?! Tipps & Tricks für erfolgreiche Implementierung
Auch der Softwareanwender macht da keine Ausnahme. Oft wird jahrelang mit einer Kompromisslösung gearbeitet, mit durch den Hersteller nicht behobenen Fehlern gekämpft, sich mit zusätzlichen Zweit- und Drittlösungen beholfen und nicht selten auch viel Geld ausgegeben.
Irgendwann kommt der Tag der Entscheidung: Eine neue Anwendung soll es nun richten – Schluss und aus mit Kompromissen! Ab morgen wird alles anders.
So weit, so gut. Nur jetzt setzt bei vielen Usern plötzlich ein Anhänglichkeitsgefühl ein. Alles, was jahrelang verdammt und kritisiert wurde, ist auf einmal gar nicht mehr so schlimm. Ähnlich, wie viele getrennte Paare plötzlich das Gute am anderen nach einer Trennung sehen („Es war ja nicht alles schlecht“) und das Negative einfach verdrängt wird. Warum? Was man kennt, macht keine Angst. Neues macht vielen Menschen aber oft Angst, ist mit Lernprozessen und manchmal auch mit Niederlagen verbunden. Und wer will das schon?!
Wichtig ist, zu erkennen, dass insbesondere bei komplexen Anwendungen, ein Lernbedarf da ist. Je einfacher eine Software zu handhaben ist, umso leichter verläuft der Prozess natürlich. Gewohnte Wege werden verlassen und neue Wege werden gegangen. Dazu sind einigen Punkte ganz wichtig:
· Machen Sie sich bewusst, dass die Implementierung einer Software ein Prozess ist und nicht mit „Gongschlag“ erledigt ist.
· Haben Sie Verständnis für die Ängste der Anwender und binden Sie sie in den Entscheidungsprozess ein (Was ist ihnen wichtig, was wird unbedingt benötigt?)
· Ignorieren Sie bewusste Blockierer und führen Sie diese Anwender behutsam (z.B. mit einer Demo) an den neuen Workflow
· Zeigen Sie Verständnis, treffen Sie aber auch klare Entscheidungen. Jeden Einzelwunsch zu 100% zu erfüllen, ist nicht immer möglich)
· Machen Sie sich deutlich, mancher Anwender muss zu seinem „Glück“ auch gezwungen werden.
· Klären Sie als Entscheider ab, inwieweit eine Software geeignet ist
· Überprüfen Sie ggf. die Möglichkeit notwendiger Anpassungen und klären Sie die Optionen mit dem Hersteller ab
· Prüfen Sie Kosten und ganz wichtig: auch Nebenkosten und Folgekosten
· Wägen Sie ab, inwieweit eine einmalige Anschaffung Arbeitszeit und Arbeitskosten für Mitarbeiter freisetzt, die möglicherweise sinnvoller einzusetzen wären.
· Bleiben Sie nicht auf halbem Wege stehen! Führen Sie das Projekt bis zum Ende durch (auch wenn dies mit einem kurzeitigen erhöhten Arbeitsaufwand verbunden ist)
Klingt alles logisch? Sicher! Die Praxis zeigt nur oft, das Projekte hin und wieder „im Sande“ verlaufen, ganz einfach, weil niemand die Disziplin, Ausdauer und Entscheidungskaft aufbringen möchte, die ein Softwareimplementierungsprozess nun einmal mit sich bringt.
Wer sich die oben angeführte Punkte zu Gemüte führt, für den wird sich der kurzzeitige „Kraftakt“ und Mehraufwand auch lohnen.
Das Team der „Rechnungsprofis“ berät dabei immer wieder gern. Wir zeigen mögliche „Stolpersteine“ auf und suchen gemeinsam mit Ihnen Lösungen. Unser Ziel ist es, dass der Anwender eine Software bekommt, mit der er vollauf zufrieden ist und die möglichst alle Stufen des Workflows abbildet. Dazu bieten wir auch immer individuelle Anpassungen, abgestimmt auf das jeweilige Unternehmen, an – ein Service, den nur wenige Anbieter aufweisen können.
Machen Sie sich auf den Weg! Die Lösung liegt oft näher, als man denkt. Wir unterstützen Sie dabei!
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