Freitag, 24. Februar 2017

Kassenbuch führen nach den GoBD



Buchführungspflichtige Unternehmen haben auch ein Kassenbuch zu führen. Hier werden die Bareinnahmen und Barausgaben eines Unternehmens zeitnah und nachvollziehbar dargestellt.

Wer muss eigentlich ein Kassenbuch führen?

 - Jeder, der buchführungspflichtig ist. -

Zwar gibt es auch Ausnahmen, bei denen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen befreit sind. Dies ist allerdings eher theoretisch zu verstehen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sollte jedes Unternehmen seine Bargeschäfte lückenlos nachweisen können.

Wozu dient ein Kassenbuch?
Es dient dem Nachweis von Geschäften mit Barverkehr sowie der Dokumentation des aktuellen Kassenbestandes.

Was gibt es zu beachten?
Bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform sollten folgende Anforderungen erfüllt werden:

Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit:
Dies bedeutet, sämtliche Buchungen sind durch Belege zu untermauern. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sich ein Dritter mit angemessenem Zeitaufwand ein Bild über die Geschäftsvorfälle und Lage des Unternehmens machen kann und sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos verfolgen.

Vollständigkeit:
Die Geschäftsvorfälle müssen vollständig und lückenlos dokumentiert werden - wobei z.B. Tageseinnahmen aber als  Komplettsumme ausgegeben werden können. Dies gilt insbesondere, wenn Waren von geringem Wert, die an eine Vielzahl unbekannter Kunden verkauft werden (z.B. bei einem klassischen Ladengeschäft)

Zeitgerechte Buchungen:
Bareinnahmen und Barausgaben sollten täglich und aktuell erfasst werden, auch wenn wie häufig üblich erst nach Ablauf des Monats mit der kompletten Buchhaltung tatsächlich verbucht werden. Hierbei gilt es sicher zu gehen, dass die Dokumente bis zur tatsächlichen Verbuchung nicht verloren gehen,  z.B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Belege, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Erfassung der Belege mit fortlaufender Nummerierung.

Ordnung: 
Für EDV-Registrierkassen sowie für PC-(Kassen-)Systeme u.a. gilt die Pflicht zur  systematischen und übersichtliche Erfassung eindeutiger und nachvollziehbarer Buchungen.


Unveränderbarkeit:
Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden oder auch verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Hier greift in den meisten Systemen das Prinzip des Kassenabschlusses.

Kassensturzfähigkeit:

Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen in ihrer zeitlichen Reihenfolge und mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Der Sollbestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem Istbestand der Geschäftskasse auf die Richtigkeit prüfbar sein.

Es gelten folgende Grundsätze für ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch:

Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch

  1. Das Kassenbuch muss selbst durch das Unternehmen geführt werden und den Kassenbericht auch selbst erstellen.
  2. Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen.
  3. Alle Belege müssen fortlaufend durchnummeriert sein.
  4. Der Kassenbestand darf/kann nie negativ sein.
  5. Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Bank an Kasse / Kasse an Bank)
  6. Privateinlagen und Entnahmen aus der Kasse sind täglich aufzuzeichnen.
  7. Private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen
  8. Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt bzw bei einer softwaregeführten Lösung eine Stornobuchung durchgeführt. Anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels neuer Eintragung.
  9. Die Tagesfolge muss ebenfalls fortlaufend sein (Reihenfolge nach Datum)
  10. Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen!) ist unerlässlich.
  11. Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann.
Achtung! Kassenbericht ist nicht gleich Kassenbuch!
Das Kassenbuch ersetzt nicht den Kassenbericht und umgekehrt. Ein Kassenbericht gibt Auskunft über die Gesamtsumme der Einnahmen an jedem einzelnen Geschäftstag (Kasseneinnahmen). 

Ein Kassenbuch hingegen dokumentiert alle Informationen zu einem einzelnen Geschäftsvorfall detailliert und sollte folgende Angaben enthalten:

  • Datum 
  • Beleg 
  • Belegnummer 
  • Steuersatz 
  • Einnahme in der Kasse 
  • Ausgabe durch Kasse 
  • Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer 
  • Kassenbestand
Wer seine Belege täglich erfassen möchte, einen Kassenabschluss machen möchte - also die Unveränderlichkeit der Buchungen sicherstellen-, eine automatische Nummerierung der Belege gewährleisten möchte, den aktuellen Kassenbestand immer parat haben will und sein Kassenbuch mit dem Druckdatum versehen, dem empfehlen wir unser Produkt

rechnungsprofi Kassenbuch 

  • Download kostenlose Demo unter:
https://www.rechnungsprofi.eu/Downloads/Kassenbuch/setup_Rechnungsprofi_Kassenbuch.exe

  • weitere ausführliche Informationen:
https://www.rechnungsprofi.eu/produkte/buchhaltung/rechnungsprofi-kassenbuch/

  • Handbuch:
https://www.rechnungsprofi.eu/Produkte/Manuals/Dokumentation%20Rechnungsprofi%20Buchhalter.pdf

  • Tutorial Kassenbuch führen:


 
  • Kassenbuch Ausdruck (Muster):
  




Dienstag, 14. Februar 2017

2017 - neue Regelungen für Minijobs

Wer Mitarbeiter beschäftigt, muss die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer erfassen - ganz klar.
Gleiches gilt auch für Unternehmen, die geringfügig beschäftigte Mitarbeiter angestellt haben, die also sogenannte Minijobs ausführen.

Seit Januar 2017 gelten neue Mindestlöhne. Unternehmen, die Minijobber beschäftigen, ganz gleich ob einen oder mehrere, unterliegen bestimmten Aufzeichnungspflichten.

Erfasst werden müssen:

  • Beginn der Arbeitszeit
  • Ende der Arbeitszeit
  • Dauer der täglichen Arbeitszeit
Alle diese Aufzeichnungen müssen bis zum 7. Werktag erfasst sein und unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von mindestens 2 Jahren.

Natürlich bedeutet dies zusätzlichen Verwaltungsaufwand für die betroffenen Unternehmen. Um sich die Arbeit zu erleichtern, empfehlen wir die Verwendung einer Software, die die Erfassung und Aufbewahrung der Daten erleichtert und gleichzeitig für Mitarbeiter und Unternehmen die Übersicht über geleistete Stunden, Fehlzeiten, Überstunden oder gar Kranken- und Urlaubstage bewahrt.

Eine mögliche Softwarelösung bieten wir mit dem Programm "rechnungsprofi Personalverwaltung und Zeiterfassung".

Ausführliche Informationen unter:
https://www.rechnungsprofi.eu/produkte/personalwesen-zeiterfassung/rechnungsprofi-personalverwaltung-zeiterfassung/

Download einer kostenlosen Demo zum Test:
https://www.rechnungsprofi.eu/Downloads/Personalverwaltung/PVZE/setup_Rechnungsprofi_PVZE.exe

Handbuch:
https://www.rechnungsprofi.eu/Produkte/Manuals/Dokumentation%20Personalverwaltung.pdf

Ein Videotutorial zur Zeiterfassung finden Sie hier:



Eingabeformular für Arbeitszeiten:


 Monatsblatt als Übersicht:





Sonntag, 1. Januar 2017

Ein glückliches 2017

Wir freuen uns auch in diesem Jahr wieder auf viele spannende Projekte und wünschen allen Lesern Gesundheit, Erfolg und persönliches Glück.

Auf ein gemeinsames gutes neues Jahr!

Das rechnungsprofi-Team

Montag, 19. Dezember 2016

Frohe Feiertage und einen angenehmen Ausklang des Jahres

Weihnachten steht vor der Türe und ein ereignisreiches Jahr geht zu Ende.

Zum Jahreswechsel wünschen wir Ihnen die Stille für den Blick nach innen und vorne, um mit neuen Kräften den Mut für die richtigen Entscheidungen im neuen Jahr treffen zu können.

Mit diesem Weihnachtsgruß verbinden wir unseren Dank für die vertrauensvolle und angenehme Zusammenarbeit in diesem Jahr.

Wir wünschen Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Angehörigen ein friedvolles Weihnachtsfest und für das neue Jahr Gesundheit, Zufriedenheit und Erfolg bei allen neuen Projekten.

Herzliche Grüße vom

rechnungsprofi Team






Montag, 5. September 2016

rechnungsprofi - von der Einzelplatzversion zur Client- /Servervariante





Jeder fängt einmal an und oft erst einmal klein. Von der Excelliste zu einem "richtigen Programm" - prima, jetzt werden die Daten schon einmal richtig aufbereitet, gespeichert und komfortabel ausgewertet.


Meist kommt es dann zum nächsten Schritt. Eine der am häufigsten an uns gestellte Fragen:

Kann ich denn mit meinem Programm auch mit mehreren Kollegen gleichzeitig arbeiten? Können mehrere Mitarbeiter zugreifen?

Die Antwort ist ja. Man steigt ganz einfach von einer lokalen Variante auf eine Client-/Servervariante um.

Was braucht man dazu?

Nun wie der Name schon sagt, mehrere Client-PC's (also die Computerarbeitsplätze, auf denen die Mitarbeiter regulär arbeiten) und einen Server für die Ablage der zentralen Serverdatenbank. Dabei muss es nicht immer ein Server sein, auch vernetzte PC's mit einem für die entsprechenden Nutzer freigegebenen Verzeichnis tun den gleichen Dienst.

Natürlich kann man auch auf einem Terminalserver arbeiten. Auch das ist möglich.

Wie machen wir "Sie" netzwerkfähig?

Wir erstellen aus Ihrer lokalen Softwarevariante eine Client-/ Serverversion. Jeder Mitarbeiter bekommt seinen eigenen Programmteil lokal installiert und dieser wird dann ganz einfach von allen Arbeitsplätzen mit der Serverdatenbank verbunden. So können dann mehrere Mitarbeiter gleichzeitig (je nach Anzahl der erworbenen Netzwerklizenzen) arbeiten und greifen alle auf den gleichen Datenbestand zu. Einfacher geht es nicht.

Aber Achtung! Wer jetzt denkt, er kopiert eine Datenbank mal eben einfach auf den Server und legt Verknüpfungen, der kommt nicht weiter. Bei einer solchen Variante hat immer nur ein Mitarbeiter Programmzugriff, was ja nicht Sinn der Sache ist. Für eine Mehrplatzvariante müssen zwingend eine Serverversion und die entsprechenden Clientversionen vorhanden sein.

Ist diese Installation schwierig?

Nein. Die Installation einer gekauften oder erweiterten Netzwerkvariante ist ganz einfach. Sie können diese selbst nach unserer Anleitung oder durch Ihren Netzwerkadministrator durchführen lassen. Auf Wunsch steht Ihnen natürlich auch unser Support zur Verfügung.

Sind alle rechnungsprofi-Programme netzwerkfähig?

Ja, sofern Sie der jeweiligen aktuellen Produktreihe sowie der Vorgängerproduktreihe angehören.

Was mache ich, wenn meine Version noch älter ist?

Wir beraten Sie gern zum Umstieg auf eine aktuelle Version. 

Was passiert mit den Daten, die ich bisher eingegeben habe?

Sie bleiben natürlich erhalten. 

Noch Fragen?

Unser Support hilft Ihnen gern weiter.

https://www.rechnungsprofi.eu/kontakt/


 

Dienstag, 29. März 2016

Rechnungen – richtig fakturiert ist schon halb bezahlt



Eigentlich - ja eben eigentlich -  meint man alles richtig gemacht zu haben und dennoch werden Rechnungen nicht pünktlich bezahlt oder zurückgewiesen. Das kann zum einen an schlechter Zahlungsmoral oder übler Trickserei des Kunden oder Auftraggebers liegen, zum anderen aber auch daran, dass eine Rechnung einfach nicht richtig oder gesetzeskonform erstellt worden ist.
Nun fragt man sich, so schwer kann das ja wohl nun nicht sein?! Ist es auch nicht, dennoch hat der Gesetzgeber einiges vorgegeben, was es einzuhalten gilt. Hinzu kommen oft noch spezielle Vertragsvereinbarungen mit dem Kunden oder Auftraggeber, so dass mit etwas Pech die Rechnung aus mehr Pflichtangaben als eigentlich berechneten Positionen besteht.
Worauf muss man denn nun achten? Beginnen wir mit den

Pflichtangaben:

Diese müssen unbedingt auf jeder Rechnung enthalten sein, egal, ob es sich um eine normale Rechnung, Teilrechnung, Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung handelt. Also immer überprüfen, ob meine Rechnung die folgenden Angaben enthält:
  • vollständiger Name sowie Anschrift des Rechnungsstellers (Lieferfirma – meine Firma),
  • vollständiger Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers (Kunde bzw. Auftraggeber),
  • Rechnungsdatum
  • Steuernummer des Rechnungsstellers alternativ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Menge und Art der gelieferten Ware oder Leistung mit nachvollziehbarer Beschreibung für das Finanzamt
  • der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung / Leistungserbringung
  • eventuelle Nachlässe (Skonti, Rabatte etc.)
  • die Höhe der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung jeweilig gültigen Steuersatz (in %) sowie die anfallende Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer).
  • Bei Waren oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen sind diese gesondert ausweisen.
·         Rechnungen zwischen Partnern im EU-Raum (Reverse-Charge-Rechnungen): Unter Angabe der Umsatzsteueridentifikations-nummer des Kunden (Geschäftskunden, nicht Privatkunden) und der Lieferfirma (meine Firma) auf der Rechnung kann eine Rechnung ohne Umsatzsteuer (MwSt. = 0) ausgestellt werden. Hierbei geht die Steuerlast auf den Leistungsempfänger (also den Kunden) über und muss in seinem EU-Land angemeldet werden. Wichtig ist, dass in diesem Fall der sogenannte Reverse-Charge-Vermerk auf der Rechnung erscheint. Dieser lautet so oder ähnlich: „REVERSE CHARGE: Die Steuerschuldnerschaft geht auf den Leistungsempfänger über.“



Neben den normalen Rechnungen werden häufig auch Teilrechnungen oder Abschlagsrechnungen (auch Akontorechnungen genannt) sowie Schlussrechnungen gelegt. Welche Angaben sind hier nun ein absolutes Muss?
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und  Bezeichnung der Lieferung oder Leistungen
  • bei Anzahlungen: den Zeitpunkt der Zahlung
  • bei Endrechnungen: Zeitpunkt der Lieferung / Leistung
  • wenn die Umsätze unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen: Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags nach einzelnen Umsatzsteuersätzen
  • den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag, ggf. auch unter Angabe von Steuerbefreiungen (wenn Umsatzsteuer =0)
  • bei Leistungen innerhalb der EU: die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers UND auch  des Leistungsempfängers
Bei Abschlagszahlungen müssen bereits geleistete Zahlungen aufgeführt werden und die Rechnungen entsprechend als Abschlagsrechnung oder Teilrechnung betitelt werden.

Einer oder mehreren Abschlagsrechnungen muss zwangsläufig immer eine SCHLUSSRECHNUNG folgen. Dies erfolgt in der Regel nach vollständiger Ausführung der Lieferung oder Leistung.

Bei mehreren zuvor angefallenen Abschlagszahlungen ist es durchaus ausreichend, wenn der Gesamtbetrag der vorausbezahlten Rechnungsbeträge und die Summe der darauf entfallenden Steuerbeträge zusätzlich angegeben werden.





Pflichtangaben auf Grund von Verträgen:
Hier gibt es in der Regel Vereinbarungen mit dem Kunden bzw. Aufraggeber über Angaben, die jede Rechnung enthalten muss. Dies können z.B. sein: Auftragsnummer des Kunden, Projektnummer des Kunden und / oder des Auftragnehmers, Kassenzeichen, Aufgliederung des Lieferungen und Leistungen laut Leistungsverzeichnis, Leistungsort, Bautagebuchnummer, Aufmassnummer u.v.a. mehr. Hier sollte man den bestehenden Vertrag ausreichend studieren


Nachlässe auf Rechnungen:



Rabatte:
Häufig werden auf einzelne Positionen oder auf eine Gesamtrechnung vorher vereinbarte Rabatte vergeben. Diese sind ebenfalls gesondert auszuweisen.



Skonto / Skonti:
Skonti werden in der Regel im Vorfeld vereinbart und werden auf den Gesamtrechnungsbetrag ausgewiesen sowie mit einem Zahlungsziel für das Skonto verknüpft (z.B. Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen, 10 Tagen usw.)  Hierbei handelt es sich um einen Nachlass auf den Rechnungsbetrag, wenn der Kunde / Auftragnehmer vor der Endfälligkeit der Rechnung (Zahlungsziel) innerhalb weniger Tage die Rechnung quasi vorfristig zahlt.



Weitere Sonderfälle bei Ausweis der Umsatzsteuer:
Kleinunternehmerregelung:
Einige Firmen unterliegen auf Grund des relativ geringen Umsatzes der sogenannten Kleinunternehmerregelung. Diese Unternehmer können unter bestimmten Voraussetzungen daher auf den Ausweis und die Abführung von Umsatzsteuer verzichten, sind dann aber auch vom Vorsteuerabzug aus Rechnungen anderer Unternehmer ausgeschlossen.



Umkehrung der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG:
Hier geht bei bestimmten Leistungen die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger über, sofern dieser Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist. Es wird also die Verpflichtung zur Zahlung der Umsatzsteuer im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen auf den Leistungsempfänger verlagert. Hierbei wird neben allen Pflichtangaben auch ein Hinweissatz auf der Rechnung bezüglich der Umsatzsteuerlast fällig, welcher in etwa so formuliert werden kann: „Die Umsatzsteuer schuldet der Auftraggeber nach § 13b Abs. 2 UStG.“



Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bei Rechnungen im innergemeinschaftlichen Verkehr (Reverse Charge):
Wie oben schon beschrieben handelt es sich hierbei um folgendes: Die Steuerlast geht auf den Leistungsempfänger (also den Kunden) über und muss in seinem EU-Land angemeldet werden. Wichtig: Der Reverse-Charge-Vermerk auf der Rechnung, welcher so oder ähnlich formuliert sein kann: „REVERSE CHARGE: Die Steuerschuldnerschaft geht auf den Leistungsempfänger über.“



Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs:

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist darauf zu achten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1 b Abs. 2 und 3 UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen. ( Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer oder Neuigkeit des Fahrzeugs (§ 14 a Abs. 4 UStG).

Reiseleistungen

In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderre-
gelungen für Reiseleistungen nach § 25 UStG hinzuweisen (§14 a Abs. 6 UStG). Dafür muss die folgende Formulierung auf der Rechnung zu finden sein:  "Sonderregelung für Reisebüros".

Differenzbesteuerung

Bei der Differenzbesteuerung miss in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechen-
den Sonderregelungen nach § 25a UStG hingewiesen werden (§14a Abs. 6 UStG). Hierfür sind ja nach Umstand die folgenden Hinweise verpflichtend: "Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung" ,"Kunstgegenstände/Sonderregelung oder "Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung"

Wie man sieht, es nun doch gar nicht so einfach, eine rechtlich korrekte Rechnung zu erstellen. Das sie rechnerisch richtig sein muss, steht sowieso außer Frage.
Wenn auch die wenigsten Gewerbetreibenden von den vielen möglichen Sonderregelungen tatsächlich betroffen sind, so ist es immer ratsam, sich auch mit seinem Steuerberater abzustimmen und die einzelnen Sonderfälle finanztechnisch und buchhalterisch richtig zu handhaben.
Denn vergessen wir eines nicht – das Wichtigste an einer Rechnung ist, dass sie bezahlt wird. Denn Dies macht den Sinn uns Zwecks jedes unternehmerischen Seins aus. Ein wichtiger Schritt hierzu ist ganz einfach, dass die Rechnung an sich schon einmal korrekt ist.




Montag, 4. Januar 2016

Neue Rechnungsnummer mit rechnungsprofi nach Jahreswechsel

Vom Finanzamt streng gefordert und kontrolliert: Die fortlaufende Rechnungsnummer. Ein wichtiges Merkmal einer Rechnung.
Im Idealfall übernimmt diese fortlaufende Nummerierung eine Software. Dies schränkt mögliche Fehlerquellen ein und es muss bei der Fakturierung nicht ständig nachgeschaut werden, was denn eigentlich nun die letzte Nummer war, doppelte Vergabe von Nummern natürlich ebenfalls ausgeschlossen.
Was tut man aber nun, wenn das Kalenderjahr zu Ende ist? Mit der Nummerierung wieder bei  „1“ beginnen, noch alte Rechnungen für das alte Jahr „nachschreiben“ oder die Nummerierung des alten Jahres einfach fortsetzen? Egal, was man vorhat: die Nummerierung muss fortlaufend sein.
In der Software rechnungsprofi gibt in allen Produkten zu allen drei möglichen Anforderungen die passende Option:
·         Startnummerierung grundsätzlich fortsetzen, ohne jemals einen Jahreswechsel zu berücksichtigen, oder
·         Im neuen Jahr die Nummerierung wieder bei „1“ beginnen, mit dem vorangestellten Kalenderjahr, oder
·         Die Nummerierung des Vorjahres fortsetzen bis alle Rechnungen geschrieben sind und dann mit einer neuen Rechnungsnummer beginnen.
Klingt kompliziert? Nein – ist es nicht. In unserem Video zeigen wir, was sich unser Entwicklerteam hat einfallen lassen, damit die Rechnungsnummerierung in jedem Fall ein Kinderspiel ist und nicht zur Stolperfalle wird:

Einfach mal probieren? >>>Dann finden Sie hier alle Demos kostenlos zum Probieren. Einfach downloaden und mit eigenen Daten testen!
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Info:    http://www.rechnungsprofi.eu
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