Schnittstellen - oder: wie bekomme ich meine Daten von einer Anwendung A in eine Anwendung B?

  Klassisches Beispiel in  einer Software A werden Unmengen von Daten gepflegt, die man gern wieder verwenden würde: Entweder in einer Software B, weil man sich doppelte Eingaben sparen will. Oder man will die einmal mühsam zusammen getragenen Daten einfach weiter verwenden oder verarbeiten, auswerten, Teilmengen auswerten, übergeben usw.

Klingt jetzt zunächst logisch, wenn auch ziemlich abstrakt. Deshalb wollen wir uns einige Beispiele vor Augen führen:

Ein Unternehmen benutzt ein Fakturierungsprogramm (Rechnungsprogramm) und möchte nun die Daten aus den geschriebenen Rechnungen sowie die Kundendaten (Debitoren) gleich an die Buchhaltung oder den Steuerberater übergeben, ohne das sich kistenweise Ordner voller Papier auf den Weg machen müssen. Anderes Beispiel: Eine  Firma pflegt Lieferantenrechnungen (Kreditoren), überwacht den Zahlungsverkehr und möchte nun die mühselig eingepflegten Rechnungen ebenfalls wieder an den Steuerberater, die Buchhaltung oder das Controlling abgeben. Eigentlich gang und gebe – viele Steuerberater und Buchhaltungen sind dankbar, wenn die zeitraubende Eingabe von Daten reduziert wird und die meisten Mandanten freuen sich über geringer ausfallende Rechnungen vom Steuerberater.

Rechnungen und Fälligkeiten alle eigegeben – das wäre doch toll, wenn man jetzt einfach aus der Software heraus die Überweisungen fertig machen könnte – am besten gleich via Onlinebanking. Oder anders herum: das Banking-Programm fasst alle Überweisungen, die Sie erhalten haben, zusammen und die Daten werden gleich mit Ihren offenen Posten abgeglichen.

Und so lassen sich die Beispiele endlos fortsetzen: Maschinen „spuken“ Daten aus, die man weiter verwenden kann und muss, Personaldaten und Arbeitszeiten werden übergeben und und und…Sicherlich fällt Ihnen jetzt auch sicherlich fällt Ihnen auch gleich ein Beispiel aus Ihrer Praxis ein.

Eine sinnvolle Lösung für eine Datenübergabe ist eine sogenannte Schnittstelle. Hier werden Daten nach streng festgelegten Regeln selektiert und in einem bis ins Kleinste fest definierten Format übergeben – entweder in eine sogenannte Exportdatei, die dann in einer anderen Anwendung wieder importiert werden kann oder über einen permanenten Zugriff einer Software A zu einer Software B.

Wir Rechnungsprofi(s) bieten im erweiterten Standard für unsere Programme Rechnungsprofi, Rechnungseingangsbuch sowie Rechnungseingangsbuch / Rechnungsausgangsbuch Schnittstellen zu Datev Pro an (sowohl für Ausgangsrechnungen/ Debitoren als auch für Eingangsrechnungen/ Kreditoren). Einen weitere Option ist die DTAUS-Schnittstelle zur Sammelübergabe Ihrer fälligen und selektierten Überweisungen oder Lastschriften an Ihr Online-Banking oder Banking-Programm. Neben diesen standardisierten Schnittstellen entwickeln wir auch ständig Schnittstellen im Kundenauftrag zu beliebigen anderen Programmen. Hierzu beraten wir Sie gern. Fragen Sie uns einfach.

Beispiele für mühelosen Datenexport Ausgangsrechnungen/ Debitoren als auch für Eingangsrechnungen/ Kreditoren:

Datenübergabe Onlinebanking:

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Urlaubsplan erstellen - damit die schönste Zeit des Jahres gut organisiert wird und nicht im Chaos endet

Die „Schlacht“ um den Urlaub beginnt jedes Jahr auf’s Neue. Fast jeder Mitarbeiter hätte gern seinen Urlaub um die berühmten Brückentage drum herum gebaut. Alle Angestellten mit Kindern möchten Ihren Urlaub in den Schulferien nehmen, andere wieder planen Ihren Jahresurlaub im Frühjahr oder Herbst. Hinzu kommen oft Winterurlaub, Osterurlaub, Sonderurlaube aus wichtigen Gründen und manchmal sind es auch unbezahlte Urlaubstage, die zu koordinieren sind.

Um diese Wünsche alle zu koordinieren und mit den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens in Einklang zu bringen, muss man sich als Entscheider gekonnt einen Überblick verschaffen und sich das Planen möglichst erleichtern. Denn nur allein mit eingereichten Urlaubsanträgen kommt man nicht weiter, möchte man gezielt planen und organisieren.

Zunächst muss pro Mitarbeiter ein Urlaubsanspruch festgelegt sein, die unterschiedlichen Anforderungen (z.B. gekoppelt an das Alter, die Beschäftigungsdauer in der Firma, einen Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag) genügen muss. Gibt es noch Resturlaub aus einem Vorjahr und entsprechende Regelungen über den Verbrauch des Resturlaubs, muss auch dieser in den Anspruch einfliessen.

Wenn die einzelnen Anträge eingereicht werden, so muss weiterhin darauf geachtet werden, dass trotz Urlaubs ein Mindestbestand an Personal anwesend sein muss und Entscheider und Ihre Stellvertreter nicht gleichzeitig fehlen, gleiches gilt für alternierende Positionen. Weiterhin muss immer das Urlaubskonto im Blick behalten werden, denn die Abbuchungen sollten in der Regel – es sei denn, es gibt Sondervereinbarungen – den Anspruch nicht übersteigen.

Eine ganze Menge, die zu beachten ist, damit der Urlaub auch wirklich zur Erholung wird, Mitarbeiter nicht zurückgerufen werden müssen und trotz alledem der normale Geschäftsbetrieb aufrecht erhalten werden kann. Wie stellt man sich dieser Aufgabe am besten?

Sinnvoll ist es, eine Software zu benutzen, die all diese Eingaben ermöglicht , einen Überblick verschafft und am Ende „so ganz nebenbei“ noch einen fertigen Urlaubsplan erstellt.

Wir empfehlen ein Programm aus unserem Hause – von rechnungsprofi.de -. Mit der Personalverwaltung / Zeiterfassung können Sie neben der Verwaltung von Personaldaten und Personalakten und einer detaillierten Arbeitszeiterfassung mit Überstundenabwicklung, Pausenregelung und Anwesenheits-und Fehlzeitenerfassung auch eine gut strukturierte Urlaubsplanung nutzen. Weiterhin sind die Urlaubsstände jedes Mitarbeiters stets aktuell dokumentiert. Per Knopfdruck lassen sich die Urlaubspläne horizontal oder vertikal ausgerichtet gleich nach Excel exportieren, sowohl für einen einzelnen Monat als auch für ein ganzes Jahr.

Probieren Sie es doch einfach mal aus und nutzen Sie unsere kostenlose Demoversion, >>> Hier im Download

Mehr Informationen zur Urlaubsplanung per Software und zum Urlaubsplan erstellen

Info:    http://www.rechnungsprofi.eu

Shop:  http://www.rechnungsprofi.net

 

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Fortlaufende Rechnungsnummer mit Rechnungsprofi 3.2 nach Jahreswechsel

Vom Finanzamt streng gefordert und kontrolliert: Die fortlaufende Rechnungsnummer. Ein wichtiges Merkmal einer Rechnung.

Im Idealfall übernimmt diese fortlaufende Nummerierung eine Software. Dies schränkt mögliche Fehlerquellen ein und es muss bei der Fakturierung nicht ständig nachgeschaut werden, was denn eigentlich nun die letzte Nummer war, doppelte Vergabe von Nummern natürlich ebenfalls ausgeschlossen.

Was tut man aber nun, wenn das Kalenderjahr zu Ende ist? Mit der Nummerierung wieder bei  „1“ beginnen, noch alte Rechnungen für das alte Jahr „nachschreiben“ oder die Nummerierung des alten Jahres einfach fortsetzen? Egal, was man vorhat: die Nummerierung muss fortlaufend sein.

In der Software Rechnungsprofi gibt es zu allen drei möglichen Anforderungen die passende Option:

·         Startnummerierung grundsätzlich fortsetzen, ohne jemals einen Jahreswechsel zu berücksichtigen, oder

·         Im neuen Jahr die Nummerierung wieder bei „1“ beginnen, mit dem vorangestellten Kalenderjahr, oder

·         Die Nummerierung des Vorjahres fortsetzen bis alle Rechnungen geschrieben sind und dann mit einer neuen Rechnungsnummer beginnen.

Klingt kompliziert? Nein – ist es nicht. In unserem Video zeigen wir, was sich unser Entwicklerteam hat einfallen lassen, damit die Rechnungsnummerierung in jedem Fall ein Kinderspiel ist und nicht zur Stolperfalle wird:

Einfach mal probieren? >>>Dann finden Sie hier alle Demos kostenlos zum Probieren. Einfach downloaden und mit eigenen Daten testen!

Noch nicht sicher, welche Software für Sie die richtige ist? >>> Dann schauen Sie einfach einmal die Versionsvergleiche durch. Alle Funktionen im Überblick!

Das Passende Tool gefunden? >>> Dann geht’s hier in den Shop!

Übrigens: Alle Preise sind einmalig OHNE laufende Updatekosten und OHNE Jahresgebühr! Das lohnt sich!

               

Info:    http://www.rechnungsprofi.eu

Shop:  http://www.rechnungsprofi.net

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Einen guten Start in das neue Jahr 2012 wünscht das Rechnungsprofi-Team!

Liebe Leser,

an dieser Stelle wünschen wir all unseren Kunden, Interessenten, Bloglesern, Twitter-Followern, Facebook-Freunden, Google-Plussern, Facebook-Fans einen guten Start in das Jahr 2012 und ein erfolgreiches, gesundes, glückliches neues Jahr.

Danke für die tolle Zusammenarbeit! Unser Team freut sich auf ein interessantes Jahr mit Ihnen und Euch!

Herzlichst,

das Rechnungsprofi-Team

               

Info:    http://www.rechnungsprofi.eu

Shop:  http://www.rechnungsprofi.net

 

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Ein frohes Weihnachtsfest und alles Gute für das neue Jahr wünscht das Rechnungsprofi- Team!

Schon wieder vorbei – das Jahr? Tatsächlich!
Wie im Flug sind die Monate vergangen – dabei fühlt es sich an, als hätten wir erst vor wenigen Wochen die letzten Weihnachtgrüße versandt. Ein spannendes , erfolgreiches und ereignisreiches Jahr liegt hinter uns. In wenigen Tagen starten wir in ein aufregendes Neues!
Es ist wie immer an der Zeit, danke zu sagen:
Danke, all unseren Kunden, die uns seit Jahren die Treue halten, danke an alle, die neu dazugekommen sind. Danke an all diejenigen, die uns mit interessanten Ideen und Wünschen vorangebracht haben und die Entwicklung unserer Produkte unterstützt haben. Wir schätzen diesen  Kreis von Menschen ganz besonders und freuen uns über die gute Zusammenarbeit bei großen und kleinen Projekten.
Danke an alle Partner, die uns auch in diesem Jahr mit Rat, Tat, Know How, Technik und Leistungen zur Seite gestanden haben und zum Erfolg unseres Geschäftsjahres beigetragen haben. Jedes Unternehmen ist nur so gut, wie die Mitarbeiter und die Partner mit denen es gemeinsame Wege geht. Wir freuen uns, dass wir starke Partner an unserer Seite haben, auf die wir uns in jedem Fall verlassen können!
Danke nicht zuletzt an all unsere Freunde, Fans, Follower, Plusser, sozialen Netzwerker auf welcher Plattform auch immer – nämlich an all die Menschen, die uns in unserer Netzwerktätigkeit unterstützt haben, von denen wir viele interessante Informationen bekommen haben, mit denen wir so machen Artikel, manches Bild und auch so manchen Spass geteilt haben. Ihr seid einfach spitze!
Danke an unser Entwickler- und Supporterteam und an unser Backoffice. So macht Zusammenarbeit einfach Freude. Ihr seid ein tolles Team!
Deshalb freuen wir uns auf ein schönes und hoffentlich gesundes Jahr mit Ihnen und Euch! Das Rechnungsprofi-Team hat schon wieder viele interessante Ideen gesammelt, die bereits zur Umsetzung bereit stehen. Es wird viele Updates, Ideen und Neuerungen geben. Mit unseren Produkten begleiten wir Sie und Euch gern wieder auch durch das neue Jahr.
Denn Software muss zum Unternehmen passen und leicht zu bedienen sein – und eben nicht umgekehrt!
In diesem Sinne wünschen wir frohe Weihnachten und für das neue Jahr alles erdenklich Gute!
Herzlichst,
Ihr / Euer Rechnungsprofi-Team

Info:    http://www.rechnungsprofi.eu
Shop:  http://www.rechnungsprofi.net

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Umsätze? Offene Posten? Einnahmen? Ausgaben? Zahlungsfristen? Haben Sie wirklich alles im Überblick?

Mit den Finanzen einer jeden Firma steht und fällt alles. Je größer das Unternehmen ist, umso mehr Dinge fallen an, die erledigt werden müssen, umso schwieriger ist es, den Überblick zu behalten. Aber auch kleinere und mittelständische Unternehmen müssen oft mit wenig Personal die Buchhaltung des Unternehmens stemmen. Dabei gilt es immer wieder, nichts zu vergessen, keine Firsten zu verpassen und ganz wichtig: Man muss aussagefähig über die Finanzlage des Unternehmens sein. Denn damit steht und fällt oft das Fortbestehen eines Unternehmens, daran hängen Aufträge, Zulieferer und nicht zuletzt Arbeitsplätze.
Gerade wer seine Buchhaltung von einem Steuerbüro erledigen lässt, muss logischerweise über einen Monat warten, bis er die Auswertungen des Vormonats hat. Die ist zwar informativ, aber um aktuelle Entscheidungen zu treffen, definitiv zu spät. Denn jedes Unternehmen muss tagaktuell über Einnahmen und Ausgaben, offene Posten, zu erwartende Zahlungen, Skontorechnungen und nicht zuletzt auch über Umsätze mit Kunden und bei Lieferanten informiert sein. Ein wichtiges Instrument für Preisverhandlungen.

Nun kann man, wenn es schnell gehen muss nicht erst stundenlang selbst oder durch Mitarbeiter Listen erstellen lassen – die ist in der Regel viel zu zeit- und kostenintensiv. Um schnell Aussagen treffen zu können, empfiehlt sich immer eine Software, die im Idealfall gleich alle Zahlen „ausspuckt“ und verarbeitet, die sowieso schon eingegeben worden sind, um doppelte Eingaben zu vermeiden und natürlich wieder Zeit und Aufwand zu sparen.

Rechnungsprofi.de hat hierfür in allen Programmen einen Statistik-Bereich. Hier können im Bereich Rechnungswesen, Faktura, OPOS und Personal jederzeit umfangreiche Listen erstellt werden, die eine Vielzahl von Informationen erhalten. Diese Statistken reichen Ihnen noch nicht aus? Dann teilen Sie einfach mit, welche Angaben Sie für Ihr Unternehmen benötigen und welche Daten verarbeitet werden sollen. Gern programmieren wir für Sie Ihre individuellen Statistiken und bieten Datenexporte zur weiteren Verarbeitung an.
Einfach mal probieren? >>>Dann finden Sie hier alle Demos kostenlos zum Probieren. Einfach downloaden und mit eigenen Daten testen!
Noch nicht sicher, welche Software für Sie die richtige ist? >>> Dann schauen Sie einfach einmal die Versionsvergleiche durch. Alle Funktionen im Überblick!
Das Passende Tool gefunden? >>> Dann geht’s hier in den Shop!
Übrigens: Alle Preise sind einmalig OHNE laufende Updatekosten und OHNE Jahresgebühr! Das lohnt sich!

               
Info:    http://www.rechnungsprofi.eu
Shop:  http://www.rechnungsprofi.net

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Wie führt man ein Rechnungsausgangsbuch? Bin ich verpflichtet dazu? Wann muss ich ein Rechnungsausgangsbuch erstellen?

Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Was versteht man darunter? Hierbei geht es um eine Vielzahl von buchhalterischen Tätigkeiten. Nur eine davon ist das Führen eines Rechnungsausgangsbuchs.
Wer als Gewerbetreibender Rechnungen schreibt, muss auch ein unter anderem auch ein Rechnungsausgangsbuch führen. Was ist das eigentlich und wozu ist ein Rechnungsausgangsbuch gut?
Grundsätzlich ist jeder Unternehmer, der Rechnungen schreibt, verpflichtet, bestimmte Angaben auf jeder Rechnung anzugeben. Welche Angaben dies sind, bestimmt der Gesetzgeber.  Weiterhin besteht eine Aufbewahrungspflicht für geschriebene Rechnungen.
Wichtig und  ein absolutes Muss ist einer fortlaufende Rechnungsnummer.
Im Rechnungsausgangsbuch werden nun alle Rechnungen, die man als Unternehmen erstellt  hat, aufgelistet. Dazu werden alle Rechnungen fortlaufend nummeriert, die Rechnungsnummer und der Rechnungsempfänger werden angegeben sowie das Rechnungsdatum. Hinzu kommt noch der Rechnungsbetrag. Wichtig ist auch hier der lückenlose Nachweis – d.h. keine Rechnungsnummer darf doppelt erscheinen, keine fortlaufende Nummer doppelt vergeben werden. Das Rechnungsausgangsbuch ist ein wichtiges Dokument auch bei steuerlichen Prüfungen.
Einfach gestalten lässt sich das Führen eines Rechnungsausgangsbuches, wenn man Rechnungen mit einer geeigneten Software schreibt. Ein gutes Programm erzeugt aus mit der Software erstellten Rechnungen automatisch im Hintergrund ein Rechnungsausgangsbuch, welches dann nur noch ausgedruckt werden muss, ohne das doppelte Eingaben nötig sind.
Rechnungsprofi.de bietet zwei Produkte an, die automatisch ein Rechnungsausgangsbuch erstellen – zum einen Rechnungsprofi  für alle die neben dem Erstellen von Rechnungen und Statistiken noch weitere Funktionen zu einer Auftragsabwicklung wünschen (vom Angebot über Lieferscheine und Mahnwesen, Stammdatenverwaltung, Adressverwaltung sowie offene Posten).  Wer Rechnungen mit einem anderen System schreibt und nur offene Posten verwalten möchte und dabei nicht auf den Komfort eines automatischen Rechnungsausgangsbuchs oder weitreichender Statistiken verzichten möchte, dem empfehlen wir das Rechnungseingangsbuch/ Rechnungsausgangsbuch
Hier  geht’s zum kostenlosen Download der jeweiligen Demo:
>> Rechnungsprofi kostenlos testen
>> Rechnungseingangsbuch/ Rechnungsausgangsbuch gratis testen

Info:    http://www.rechnungsprofi.eu
Shop:  http://www.rechnungsprofi.net

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