Dienstag, 29. März 2016

Rechnungen – richtig fakturiert ist schon halb bezahlt



Eigentlich - ja eben eigentlich -  meint man alles richtig gemacht zu haben und dennoch werden Rechnungen nicht pünktlich bezahlt oder zurückgewiesen. Das kann zum einen an schlechter Zahlungsmoral oder übler Trickserei des Kunden oder Auftraggebers liegen, zum anderen aber auch daran, dass eine Rechnung einfach nicht richtig oder gesetzeskonform erstellt worden ist.
Nun fragt man sich, so schwer kann das ja wohl nun nicht sein?! Ist es auch nicht, dennoch hat der Gesetzgeber einiges vorgegeben, was es einzuhalten gilt. Hinzu kommen oft noch spezielle Vertragsvereinbarungen mit dem Kunden oder Auftraggeber, so dass mit etwas Pech die Rechnung aus mehr Pflichtangaben als eigentlich berechneten Positionen besteht.
Worauf muss man denn nun achten? Beginnen wir mit den

Pflichtangaben:

Diese müssen unbedingt auf jeder Rechnung enthalten sein, egal, ob es sich um eine normale Rechnung, Teilrechnung, Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung handelt. Also immer überprüfen, ob meine Rechnung die folgenden Angaben enthält:
  • vollständiger Name sowie Anschrift des Rechnungsstellers (Lieferfirma – meine Firma),
  • vollständiger Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers (Kunde bzw. Auftraggeber),
  • Rechnungsdatum
  • Steuernummer des Rechnungsstellers alternativ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Menge und Art der gelieferten Ware oder Leistung mit nachvollziehbarer Beschreibung für das Finanzamt
  • der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung / Leistungserbringung
  • eventuelle Nachlässe (Skonti, Rabatte etc.)
  • die Höhe der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung jeweilig gültigen Steuersatz (in %) sowie die anfallende Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer).
  • Bei Waren oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen sind diese gesondert ausweisen.
·         Rechnungen zwischen Partnern im EU-Raum (Reverse-Charge-Rechnungen): Unter Angabe der Umsatzsteueridentifikations-nummer des Kunden (Geschäftskunden, nicht Privatkunden) und der Lieferfirma (meine Firma) auf der Rechnung kann eine Rechnung ohne Umsatzsteuer (MwSt. = 0) ausgestellt werden. Hierbei geht die Steuerlast auf den Leistungsempfänger (also den Kunden) über und muss in seinem EU-Land angemeldet werden. Wichtig ist, dass in diesem Fall der sogenannte Reverse-Charge-Vermerk auf der Rechnung erscheint. Dieser lautet so oder ähnlich: „REVERSE CHARGE: Die Steuerschuldnerschaft geht auf den Leistungsempfänger über.“



Neben den normalen Rechnungen werden häufig auch Teilrechnungen oder Abschlagsrechnungen (auch Akontorechnungen genannt) sowie Schlussrechnungen gelegt. Welche Angaben sind hier nun ein absolutes Muss?
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und  Bezeichnung der Lieferung oder Leistungen
  • bei Anzahlungen: den Zeitpunkt der Zahlung
  • bei Endrechnungen: Zeitpunkt der Lieferung / Leistung
  • wenn die Umsätze unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen: Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags nach einzelnen Umsatzsteuersätzen
  • den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag, ggf. auch unter Angabe von Steuerbefreiungen (wenn Umsatzsteuer =0)
  • bei Leistungen innerhalb der EU: die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers UND auch  des Leistungsempfängers
Bei Abschlagszahlungen müssen bereits geleistete Zahlungen aufgeführt werden und die Rechnungen entsprechend als Abschlagsrechnung oder Teilrechnung betitelt werden.

Einer oder mehreren Abschlagsrechnungen muss zwangsläufig immer eine SCHLUSSRECHNUNG folgen. Dies erfolgt in der Regel nach vollständiger Ausführung der Lieferung oder Leistung.

Bei mehreren zuvor angefallenen Abschlagszahlungen ist es durchaus ausreichend, wenn der Gesamtbetrag der vorausbezahlten Rechnungsbeträge und die Summe der darauf entfallenden Steuerbeträge zusätzlich angegeben werden.





Pflichtangaben auf Grund von Verträgen:
Hier gibt es in der Regel Vereinbarungen mit dem Kunden bzw. Aufraggeber über Angaben, die jede Rechnung enthalten muss. Dies können z.B. sein: Auftragsnummer des Kunden, Projektnummer des Kunden und / oder des Auftragnehmers, Kassenzeichen, Aufgliederung des Lieferungen und Leistungen laut Leistungsverzeichnis, Leistungsort, Bautagebuchnummer, Aufmassnummer u.v.a. mehr. Hier sollte man den bestehenden Vertrag ausreichend studieren


Nachlässe auf Rechnungen:



Rabatte:
Häufig werden auf einzelne Positionen oder auf eine Gesamtrechnung vorher vereinbarte Rabatte vergeben. Diese sind ebenfalls gesondert auszuweisen.



Skonto / Skonti:
Skonti werden in der Regel im Vorfeld vereinbart und werden auf den Gesamtrechnungsbetrag ausgewiesen sowie mit einem Zahlungsziel für das Skonto verknüpft (z.B. Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen, 10 Tagen usw.)  Hierbei handelt es sich um einen Nachlass auf den Rechnungsbetrag, wenn der Kunde / Auftragnehmer vor der Endfälligkeit der Rechnung (Zahlungsziel) innerhalb weniger Tage die Rechnung quasi vorfristig zahlt.



Weitere Sonderfälle bei Ausweis der Umsatzsteuer:
Kleinunternehmerregelung:
Einige Firmen unterliegen auf Grund des relativ geringen Umsatzes der sogenannten Kleinunternehmerregelung. Diese Unternehmer können unter bestimmten Voraussetzungen daher auf den Ausweis und die Abführung von Umsatzsteuer verzichten, sind dann aber auch vom Vorsteuerabzug aus Rechnungen anderer Unternehmer ausgeschlossen.



Umkehrung der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG:
Hier geht bei bestimmten Leistungen die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger über, sofern dieser Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist. Es wird also die Verpflichtung zur Zahlung der Umsatzsteuer im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen auf den Leistungsempfänger verlagert. Hierbei wird neben allen Pflichtangaben auch ein Hinweissatz auf der Rechnung bezüglich der Umsatzsteuerlast fällig, welcher in etwa so formuliert werden kann: „Die Umsatzsteuer schuldet der Auftraggeber nach § 13b Abs. 2 UStG.“



Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bei Rechnungen im innergemeinschaftlichen Verkehr (Reverse Charge):
Wie oben schon beschrieben handelt es sich hierbei um folgendes: Die Steuerlast geht auf den Leistungsempfänger (also den Kunden) über und muss in seinem EU-Land angemeldet werden. Wichtig: Der Reverse-Charge-Vermerk auf der Rechnung, welcher so oder ähnlich formuliert sein kann: „REVERSE CHARGE: Die Steuerschuldnerschaft geht auf den Leistungsempfänger über.“



Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs:

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist darauf zu achten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1 b Abs. 2 und 3 UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen. ( Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer oder Neuigkeit des Fahrzeugs (§ 14 a Abs. 4 UStG).

Reiseleistungen

In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderre-
gelungen für Reiseleistungen nach § 25 UStG hinzuweisen (§14 a Abs. 6 UStG). Dafür muss die folgende Formulierung auf der Rechnung zu finden sein:  "Sonderregelung für Reisebüros".

Differenzbesteuerung

Bei der Differenzbesteuerung miss in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechen-
den Sonderregelungen nach § 25a UStG hingewiesen werden (§14a Abs. 6 UStG). Hierfür sind ja nach Umstand die folgenden Hinweise verpflichtend: "Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung" ,"Kunstgegenstände/Sonderregelung oder "Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung"

Wie man sieht, es nun doch gar nicht so einfach, eine rechtlich korrekte Rechnung zu erstellen. Das sie rechnerisch richtig sein muss, steht sowieso außer Frage.
Wenn auch die wenigsten Gewerbetreibenden von den vielen möglichen Sonderregelungen tatsächlich betroffen sind, so ist es immer ratsam, sich auch mit seinem Steuerberater abzustimmen und die einzelnen Sonderfälle finanztechnisch und buchhalterisch richtig zu handhaben.
Denn vergessen wir eines nicht – das Wichtigste an einer Rechnung ist, dass sie bezahlt wird. Denn Dies macht den Sinn uns Zwecks jedes unternehmerischen Seins aus. Ein wichtiger Schritt hierzu ist ganz einfach, dass die Rechnung an sich schon einmal korrekt ist.




Montag, 4. Januar 2016

Neue Rechnungsnummer mit rechnungsprofi nach Jahreswechsel

Vom Finanzamt streng gefordert und kontrolliert: Die fortlaufende Rechnungsnummer. Ein wichtiges Merkmal einer Rechnung.
Im Idealfall übernimmt diese fortlaufende Nummerierung eine Software. Dies schränkt mögliche Fehlerquellen ein und es muss bei der Fakturierung nicht ständig nachgeschaut werden, was denn eigentlich nun die letzte Nummer war, doppelte Vergabe von Nummern natürlich ebenfalls ausgeschlossen.
Was tut man aber nun, wenn das Kalenderjahr zu Ende ist? Mit der Nummerierung wieder bei  „1“ beginnen, noch alte Rechnungen für das alte Jahr „nachschreiben“ oder die Nummerierung des alten Jahres einfach fortsetzen? Egal, was man vorhat: die Nummerierung muss fortlaufend sein.
In der Software rechnungsprofi gibt in allen Produkten zu allen drei möglichen Anforderungen die passende Option:
·         Startnummerierung grundsätzlich fortsetzen, ohne jemals einen Jahreswechsel zu berücksichtigen, oder
·         Im neuen Jahr die Nummerierung wieder bei „1“ beginnen, mit dem vorangestellten Kalenderjahr, oder
·         Die Nummerierung des Vorjahres fortsetzen bis alle Rechnungen geschrieben sind und dann mit einer neuen Rechnungsnummer beginnen.
Klingt kompliziert? Nein – ist es nicht. In unserem Video zeigen wir, was sich unser Entwicklerteam hat einfallen lassen, damit die Rechnungsnummerierung in jedem Fall ein Kinderspiel ist und nicht zur Stolperfalle wird:

Einfach mal probieren? >>>Dann finden Sie hier alle Demos kostenlos zum Probieren. Einfach downloaden und mit eigenen Daten testen!
Noch nicht sicher, welche Software für Sie die richtige ist? >>> Dann schauen Sie einfach einmal die Versionsvergleiche durch. Alle Funktionen im Überblick!
Das Passende Tool gefunden? >>> Dann geht’s hier in den Shop!
Übrigens: Alle Preise sind einmalig OHNE laufende Updatekosten und OHNE Jahresgebühr! Das lohnt sich!
               
Info:    http://www.rechnungsprofi.eu
Shop:  http://www.rechnungsprofi.net




Sonntag, 20. Dezember 2015

Frohe Weihnachten


Weihnachten steht vor der Türe und ein ereignisreiches Jahr geht zu Ende.

Zum Jahreswechsel wünschen wir die Stille für den Blick nach innen und vorne, um mit neuen Kräften, Mut und Tatkraft die richtigen Entscheidungen im neuen Jahr treffen zu können.

Mit diesem Weihnachtsgruss verbinden wir unseren Dank für die vertrauensvolle und angenehme Zusammenarbeit in diesem Jahr.

Wir wünschen Ihnen und Euch, Ihren Mitarbeitern und Angehörigen eine besinnliche Adventszeit, ein friedvolles Weihnachtsfest und für das neue Jahr Gesundheit, Zufriedenheit und Erfolg.

Herzlichst,

Ihr rechnungsprofi-Team


Montag, 29. Juni 2015

Urlaub, Geschäftsreise oder Homeoffice - rechnungsprofi Software von unterwegs nutzen


















Des einen Freud ist des anderen Leid. Oder anders gesagt, jeder Vorteil bringt auch einen Nachteil mit sich. Hier sucht man dann automatisch nach Lösungen.

Buchhaltungsdaten, Rechnungswesen, Personaldaten, Zahlungsvorgänge, die eigene Fakturierung oder auch das Mahnwesen - alles Daten, die man gern schützt und schützen muss.

Unsere Kunden schätzen, dass Ihre Daten lokal im Netzwerk, auf dem Firmenserver oder auf den PC's der Büros direkt gespeichert sind, es keinen Fremdzugriff des Softwareanbieters auf die Daten gibt und man selbst jederzeit seine Daten sichern kann.

Was aber, wenn man unterwegs ist? Oft möchte man schnell ein Angebot erstellen, einen Zahlungslauf machen, die offenen Rechnungen und Zahlungseingänge überwachen, die Arbeitszeiten oder Fehlzeiten des Personals einsehen oder man benötigt ganz einfach nur Kontaktdaten vom Kunden oder Lieferanten. Wie komme nun ich an meine Software, während ich auf den Flieger warte, auf dem Bahnhof sitze, beim Kunden bin oder vielleicht auch entspannt am Strand oder auf der Couch liege?

Auch hierfür gibt es eine Lösung: Sogenannte Remote Control Software, auch Fernsteuerungssoftware oder Remote Tools genannt. Je nach Funktionsumfang der gewählten Software, lassen sich von jedem PC dieser Welt aus, auch von mobil ins Internet eingeloggten Rechnern, Fernzugriffe auf die eigenen  PC's / den eigenen Bürorechner oder auch den / die Server herstellen.

Möglicherweise kennen Sie dies schon von unserem Support oder Ihren IT-Betreuern bzw. dem Support anderer Softwareanbieter. Das Prinzip ist hier das Gleiche - meist loggt sich Ihr gegenüber mit einem vom System generierten Benutzernamen, einer ID oder einem Passwort bei Ihnen nach Aufforderung ein und löst das Problem. Den gleichen Vorgang können Sie auch für sich selbst nutzen, indem Sie für SICH und NUR FÜR SICH einen Remotezugang mit eigenem Passwort einrichten.

Jetzt brauchen Sie nur noch ein PC, ein Tablet, ein Notebook oder Telefon und natürlich einen Internetzugang, egal ob fest oder mobil. Und schon können Sie von unterwegs, egal, wo Sie sind auf Ihren Bürorechnern arbeiten.

Natürlich gibt es hier diverse Tools, kostenpflichtige, kostenlose oder teils kostenlose. Viele Anbieter bieten eine kostenlose Grundversion für gelegentliche private Nutzung an oder für den kommerziellen Gebrauch auch Kaufmodule, die preismäßig je nach Funktionsumfang gestaffelt sind.

An dieser Stelle zwei Empfehlungen unsererseits:

1. TeamViewer

Mehr Informationen hier: https://www.teamviewer.com/de/

2. AnyDesk:

Mehr Informationen hier: http://anydesk.de/remote-desktop#content

Übrigens: Man kann auch gemeinsam an einem PC arbeiten, wenn man über Remote Software miteinander verbunden ist.

Es gibt noch viele weitere Anbieter - einfach einmal ausprobieren und schauen, welches Produkt mit welchem Preis- / Leistungsverhältnis das Richtige ist. So bleiben Sie auch mobil mit Ihrer rechnungsprofi-Software und natürlich auch allen anderen installierten Anwendungen verbunden.

Dienstag, 14. April 2015

Liebster Award - 11 Fragen und Antworten zum Thema Bloggen


Eine nette Idee macht die Runde: Blogger befragen Blogger zum Bloggen :-)

Vor einigen Tagen klopfte es an unsere virtuelle Tür und schwupps, hat uns doch die Tina Gallinaro  von Extrawerbung Social Media Betreuung nominiert für den Liebster Award.

Nun fragt sich sicher so manch einer, was das denn nun wieder ist. Genauso ging es mir auch. An dieser Stelle zitiere ich einmal, was Tina Gallinaro schreibt, denn besser kann man es nicht erklären:

"Liebster Award ist eine Blogartikelserie, in der sich Blogger gegenseitig 11 Fragen stellen und weitere Blogs mit neuen Fragen nominieren. Das Ziel ist die Vernetzung untereinander und die Leser können so mehr über die Blogger und deren Beweggründe erfahren."

Wenn man so will, handelt es sich um eine Blogparade der besonderen Art.

Die 11 Fragen, die sie uns gestellt hat, haben wir nachfolgend "artig und gewissenhaft" beantwortet, vielleicht habt Ihr Euch die eine oder andere Frage auch schon gestellt:


1. Wann hast du mit dem Bloggen angefangen und was war der eigentliche Auslöser für dich, einen eigenen Blog zu entwickeln?


Mit dem Bloggen habe ich im Jahr 2010 angefangen. Auf unseren Websites beschreiben wir ja ausführlich  die Funktionen unserer einzelnen Softwareprodukte. Doch es fehlte immer die Möglichkeit, auch Informationen „rechts“ und „links“ davon zu hinterlegen, ohne die Firmenseiten zu überfrachten und die Besucher mit Informationen zu überfordern. Bloggen war damit eine gute Möglichkeit, eine weiter führende Informationsquelle anzubieten.

2. Wenn du mit deinem Blog nochmals von vorne beginnen wolltest: Was würdest du anders machen?

Aus heutiger Sicht würde ich mich sicher mehr um Designfragen kümmern, zur Zeit des Starts ging es fast ausschließlich um das Ausprobieren des Bloggens und um das Bereitstellen von zusätzlichen Informationen.

3. Was denkt deine Familie/dein Partner über deinen Blog?

Alle sind sehr interessiert und gespannt auf einen Beitrag. Wenn ein neuer Blogpost online geht, wird er natürlich von allen auch gleich vom gesamten privaten Umfeld „begutachtet“, dabei auch kritisiert, gelobt und mit Verbesserungsvorschlägen nicht gespart. Es ist immer gut, auch die Meinung von Außenstehenden zu hören, die die Themen ja wie ein wirklicher Leser betrachten und nicht aus der Sicht des Verfassers.

4. Wie viel Zeit verwendest du für deinen Blog?

Dies ist sehr unterschiedlich und stark themenabhängig. Es kann vorkommen, dass einmal mehrere Beiträge in einem Monat erscheinen, dafür können auch einmal ein paar Wochen vergehen, wo kein neuer Beitrag erscheint. Oft ist weniger mehr. Ein „gekrampfter“ Artikel sollte lieber nicht erscheinen. 

5. Wie sehr hat das Blog Schreiben dein Leben beeinflusst? 

Nicht dramatisch mit der Ausnahme, dass auch der Blog nun seit Jahren an meiner Zeit „knappst“. 

6. Wie kommst du zu den Ideen deiner Beiträge?

Das ist verschieden. Zum einen inspirieren mich Fragen der Kunden, insbesondere, wenn sie häufiger auftreten und eindeutig Erklärungsbedarf besteht. Zum anderen können es auch neue gesetzliche Regelungen sein oder natürlich auch Fragen, Tipps & Tricks rund um die Software, deren Features und Handhabung.

7. Wie viel Zeit investierst du in jedem Beitrag?

Ein intensiv bearbeiteter Beitrag, inklusive Text, Bebilderung und Video kann gut und gern 1 bis 1,5 Tage dauern, manchmal auch länger. Kleinere Beiträge oder Feiertagsgrüße sind auch schon schneller erstellt.
  
8.Was ist deine wichtigste Botschaft beim Bloggen?

Information. Es wird ja so gern das Wort „Mehrwert“ verwendet, was in meinen Augen irre führend ist. Als Leser sucht man Informationen und bekommt sie oder man stößt zufällig darauf. Ob die Informationen für den einzelnen Leser hilfreich sind, hängt immer von der Position des Lesers ab.

9. Warum sollten Unternehmen überhaupt bloggen?


Bloggen ist eine schöne Möglichkeit, sich außerhalb der relativ starren Regeln von Websites auch etwas menschlicher und informativer zu präsentieren, Informationen und Hinweise zur Verfügung zu stellen, sich mit Kommentaren auseinandersetzen und so auf einem weiteren Weg auch Anregungen von Kunden und Interessenten zu erhalten. Vielleicht auch von denjenigen, die nicht unbedingt eine E-Mail schreiben möchten oder zum Telefon greifen.

10. In welchen sozialen Netzwerken bist du und welches gefällt dir am besten?

Unterwegs bin ich auf Google Plus, Facebook, Pinterest, Twitter, Youtube, Blogger und einigen anderen kleineren Netzwerken. Am effektivsten und mit der größten Reichweite der Beiträge arbeite ich mit Google Plus und Youtube. 

11. Wie werden Menschen auf deinen Blog aufmerksam oder anders gefragt: Wie sorgst du für die Verbreitung deiner Beiträge?

Viele Menschen kommen über die Suchmaschinen, insbesondere Google auf meine Beiträge. Antworten auf Suchanfragen, die in den Beiträgen beantwortet werden, sind immer gute Treffer für die Blogbesucher.Weiterhin werden neue Beiträge natürlich auch über Google Plus, Facebook, Twitter oder Pinterest geteilt. Besonders erfreulich ist es dabei immer, wenn die Beiträge für informativ empfunden werden und dann durch andere Netzwerker weiter geteilt.

So nun ist es aber an der Zeit, dass wir andere mit unseren Fragen "löchern" :-)

Wir nominieren:



Uns weil wir auch ein wenig neugierig sind, sind dies die 11 Fragen, die wir an die nominierten stellen:

1.       Wie bist Du auf die Idee gekommen, mit Deinem Blog zu beginnen?
2.       Betreibst Du einen oder mehrere Blogs?
3.       Bloggst Du als Unternehmen oder eher auf privater Basis?
4.       Woher nimmst Du die Inspiration für Deine Beiträge?
5.       Gibt es einen bestimmten Rhythmus, in welchem Du Deine Beiträge veröffentlichst?
6.       Was sind für Dich die wichtigsten Instrumente, um auf Deine Beiträge aufmerksam zu machen?
7.       „Hand auf’s Herz“: Schreibst Du Deine Beiträge immer nur rein themenbezogen oder versuchst Du manchmal auch „suchmaschinenfreundlich“ zu schreiben?
8.       Gibt es einen Beitrag, auf den Du besonders viel Mühe verwendet hast und der Dir ganz besonders am Herzen liegt?
9.       Bist Du mit anderen Blogs vernetzt und hältst Du dies für sinnvoll?
10.   Welche Eyecatcher verwendest Du am liebsten? (z.B. Bilder, formatierte Schrift, Videos, Piktogramme, Infografiken…)
11.   Achtest Du beim Veröffentlichen Deiner Beiträge auf bestimmte Daten oder Uhrzeiten oder veröffentlichst Du „so, wie es kommt"?