Rechnung ist nicht gleich Rechnung. In vielen Fällen werden
einmalige Rechnungen gelegt, mit etwas Glück auch gleich bezahlt und schon ist
der Vorgang auch beendet.
Wie sieht es aber aus, wenn die Lieferung oder die
Erbringung von Teilleistungen aber in einzelnen Abschnitten erfolgt und auch in
einzelnen Abschnitten abgerechnet werden? Dann kommen meist Teilrechnungen oder Abschlagsrechnungen ins Spiel. Sie
werden auch mitunter als Akontorechnung bezeichnet. Hier gibt es dann auch
mehrere Varianten:
- einfache Abschlagsrechnungen
- kumulative Abschlagsrechnungen
Was gibt es
grundsätzlich zu beachten?
Nun zum einen natürlich muss die Rechnungsnummer in den fortlaufenden Nummernkreis passen – also egal,
ob zuvor eine einfache Rechnung oder eine Abschlagsrechnung geschrieben worden
ist, die Nummerierung muss fortlaufend
sein, unabhängig von der Rechnungsart.
Weiterhin ist es sinnvoll, die Teilrechnungen und
Abschlagsrechnungen durchzunummerieren, also: 1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung, 3. Abschlagsrechnung…oder
1. Teilrechnung, 2. Teilrechnung, 3.
Teilrechnung usw. bis hin zur Schlussrechnung.
Die Schlussrechnung signalisiert dann den Abschluss, also die letzte Rechnung
zu diesem laufenden Projekt oder der laufenden Bestellung.
Einfache
Abschlagsrechnung:
Hier werden Teilleistungen bzw. Teillieferungen (oder auch
in Kombination) berechnet. Dies kann erfolgen, in dem die erbrachten
Lieferungen und Leistungen einzeln detailliert aufgeführt werden oder in Form
von vorher festgelegten Pauschalbeträgen berechnet werden. Mit der
Schlussrechnung werden dann die letzten noch offenen Lieferungen oder
Leistungen berechnet oder der letzte vereinbarte Betrag.
Kumulative Abschlagsrechnungen:
Sie werden auch kumulierte
Rechnungen genannt und haben eine andere Grundintension. Bei dieser Art der
Rechnungsstellung werden mit jeder
neuen Abschlagsrechnung ALLE bisher erbrachten Lieferungen und Leistungen
berechnet. Dazu werden die Positionen
addiert, die schon in vorhergehenden Rechnungen berechnet worden sind und um die Lieferungen und Leistungen ergänzt,
die in der aktuellen Abrechnungsperiode erbracht wurden. Am Ende der jeweiligen
Abschlagsrechnung werden dann die bereits
gezahlten Beträge abgezogen, so dass sich ein Zahlbetrag ergibt, der im Idealfall der Summe der Lieferungen und
Leistungen der Abrechnungsperiode (also der aktuell hinzugekommenen Positionen)
entspricht. Dieser Betrag ist der offene
Betrag aus der aktuellen Abschlagsrechnung.
Zu Abweichungen kann es kommen,
wenn der Kunde aus vorherigen Rechnungen Einbehalte getätigt hat, in etwa wegen
noch nicht erbrachter Leistungen, bemängelter Leistungen oder aus diversen
anderen Gründen.
Beide Formen der Gestaltung einer Abschlagsrechnung sind
legitim und werden von Unternehmen zu Unternehmen, aber oft auch von Auftrag zu
Auftrag unterschiedlich gehandhabt. Gerade im Baugewerbe gibt es je nach
geschlossenen Verträgen oft diverse Nebenabreden und auch zusätzlich Abzüge,
wie Sicherheitseinbehalte, anteilige Baustellenversicherung o.ä. Hier ist es
sinnvoll, sich mit dem jeweiligen Auftraggeber auch im Vorfeld abzustimmen.
Wie könnte so ein Muster einer Abschlagsrechnung aussehen? Hier ein Beispiel:
Und weil Sie ja gerade im rechnungsprofi-Blog lesen, haben
wir natürlich an dieser Stelle unsere passenden Softwareempfehlung. Das Modul
Abschlagsrechnung finden Sie in unseren Produkten. Unter den angegebenen Links stehen ausführliche Informationen bereit:
und
Demos hierzu zum Ausprobieren finden Sie hier:
und
Und wer keine Zeit zum Downlaod der kostenlosen Demos hat
und sich einfach nur einmal zunächst vorab informieren will, für den haben wir
natürlich wie immer auch unser Tutorial:
Standardrechnung, einfache oder kumulative Abschlagsrechnung erstellen - mit rechnungsprofi Office Plus und rechnungsprofi Handwerker leicht gemacht: Auswählen - Eingeben - Ausdrucken - fertig!