Freitag, 24. Februar 2017

Kassenbuch führen nach den GoBD



Buchführungspflichtige Unternehmen haben auch ein Kassenbuch zu führen. Hier werden die Bareinnahmen und Barausgaben eines Unternehmens zeitnah und nachvollziehbar dargestellt.

Wer muss eigentlich ein Kassenbuch führen?

 - Jeder, der buchführungspflichtig ist. -

Zwar gibt es auch Ausnahmen, bei denen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen befreit sind. Dies ist allerdings eher theoretisch zu verstehen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sollte jedes Unternehmen seine Bargeschäfte lückenlos nachweisen können.

Wozu dient ein Kassenbuch?
Es dient dem Nachweis von Geschäften mit Barverkehr sowie der Dokumentation des aktuellen Kassenbestandes.

Was gibt es zu beachten?
Bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform sollten folgende Anforderungen erfüllt werden:

Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit:
Dies bedeutet, sämtliche Buchungen sind durch Belege zu untermauern. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sich ein Dritter mit angemessenem Zeitaufwand ein Bild über die Geschäftsvorfälle und Lage des Unternehmens machen kann und sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos verfolgen.

Vollständigkeit:
Die Geschäftsvorfälle müssen vollständig und lückenlos dokumentiert werden - wobei z.B. Tageseinnahmen aber als  Komplettsumme ausgegeben werden können. Dies gilt insbesondere, wenn Waren von geringem Wert, die an eine Vielzahl unbekannter Kunden verkauft werden (z.B. bei einem klassischen Ladengeschäft)

Zeitgerechte Buchungen:
Bareinnahmen und Barausgaben sollten täglich und aktuell erfasst werden, auch wenn wie häufig üblich erst nach Ablauf des Monats mit der kompletten Buchhaltung tatsächlich verbucht werden. Hierbei gilt es sicher zu gehen, dass die Dokumente bis zur tatsächlichen Verbuchung nicht verloren gehen,  z.B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Belege, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Erfassung der Belege mit fortlaufender Nummerierung.

Ordnung: 
Für EDV-Registrierkassen sowie für PC-(Kassen-)Systeme u.a. gilt die Pflicht zur  systematischen und übersichtliche Erfassung eindeutiger und nachvollziehbarer Buchungen.


Unveränderbarkeit:
Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden oder auch verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Hier greift in den meisten Systemen das Prinzip des Kassenabschlusses.

Kassensturzfähigkeit:

Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen in ihrer zeitlichen Reihenfolge und mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Der Sollbestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem Istbestand der Geschäftskasse auf die Richtigkeit prüfbar sein.

Es gelten folgende Grundsätze für ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch:

Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch

  1. Das Kassenbuch muss selbst durch das Unternehmen geführt werden und den Kassenbericht auch selbst erstellen.
  2. Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen.
  3. Alle Belege müssen fortlaufend durchnummeriert sein.
  4. Der Kassenbestand darf/kann nie negativ sein.
  5. Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Bank an Kasse / Kasse an Bank)
  6. Privateinlagen und Entnahmen aus der Kasse sind täglich aufzuzeichnen.
  7. Private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen
  8. Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt bzw bei einer softwaregeführten Lösung eine Stornobuchung durchgeführt. Anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels neuer Eintragung.
  9. Die Tagesfolge muss ebenfalls fortlaufend sein (Reihenfolge nach Datum)
  10. Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen!) ist unerlässlich.
  11. Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann.
Achtung! Kassenbericht ist nicht gleich Kassenbuch!
Das Kassenbuch ersetzt nicht den Kassenbericht und umgekehrt. Ein Kassenbericht gibt Auskunft über die Gesamtsumme der Einnahmen an jedem einzelnen Geschäftstag (Kasseneinnahmen). 

Ein Kassenbuch hingegen dokumentiert alle Informationen zu einem einzelnen Geschäftsvorfall detailliert und sollte folgende Angaben enthalten:

  • Datum 
  • Beleg 
  • Belegnummer 
  • Steuersatz 
  • Einnahme in der Kasse 
  • Ausgabe durch Kasse 
  • Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer 
  • Kassenbestand
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  • Tutorial Kassenbuch führen:


 
  • Kassenbuch Ausdruck (Muster):