Man hört es, das Stöhnen über noch mehr Arbeit ganz deutlich bis hierher. Wozu soll das denn gut sein? Das Postbuch – eine unnütze zusätzliche Belastung oder eine sinnvolle Unterstützung des Dokumentenmanagements?
Zunächst einmal – es ist immer gut, wenn man seine Schriftverkehr lückenlos dokumentieren kann. Nicht selten gibt es Rechtstreitigkeiten, wo ein Absender oder Empfänger den Erhalt oder den Versand eines wie auch immer gearteten Schriftstücks bestreiten, sich über ein Datum oder die beigefügten Anlagen uneins sind. Wenn ich den Nachweis für Erhalt oder den Versand erbringen muss, kann ein Postbuch sehr nützlich sein.
Vergessen sollte man nicht, dass gerade in großen, größeren oder wachsenden Unternehmen täglich hunderte Schriftstücke eingehen. Selbst wenn die Anzahl geringer ist – wer soll bitte im Kopf behalten, wann was wo von wem angekommen ist oder an wen versandt wurde, wer eine Kopie erhalten hat oder an wen das Original weiter geleitet wurde – schier unmöglich.
Was ist mit Terminen zur Wiedervorlage oder mit Terminen, die aus dem Schriftverkehr resultieren? Gesondert in einem Kalender führen, Microsoft Outlook’s Erinnerungsfunktionen nutzen, eine Todo-Liste schreiben?
Es ist also nicht nur die Dokumentation des Posteingangs und Postausgangs gefragt, sondern auch ein schnelles Auffinden bestimmter Informationen. Um dies zu gewährleisten, bietet es sich an, ein Posteingangsbuch und Postausgangsbuch nicht per Hand oder in einer Liste zu führen, sondern in einer Software.
Wir bieten je nach Anforderungen an die Software zwei Programme zum Download, die alle oben genannten Anforderungen abdecken und obendrein noch einfach und übersichtlich einzurichten und zu bedienen sind: Das Postbuch + als komplexe Softwarelösung inklusive Rechtevergabe und für weniger umfangreiche Anforderungen das einfache Postbuch. Wie sich die beiden Versionen unterscheiden, ersieht man aus dem beigefügten Versionsvergleich.
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Einen Überblick über die Funktionen der Software gibt dieses Video:
Info: http://www.rechnungsprofi.eu