Dienstag, 20. September 2011

Postbuch+ - Posteingang und Postausgang erfassen und dokumentieren. So einfach trägt man Post in die Software ein

Wo um Himmels Willen ist nur das Schreiben von XY geblieben? Wann haben wir eigentlich den Antrag für das Projekt A abgesendet? Wem haben wir den Einschreibebrief weiter gegeben. Was stand da nochmal genau drin. Wann ist denn das Formular hier überhaupt eingegangen?

Alles Fragen, die man jederzeit zu seiner Korrespondenz beantworten sollen könnte. Kann man aber schwer – denn je größer die Firma, je größer das Amt oder Behörde desto mehr Posteingänge und Postausgänge gibt es jeden Tag. Um hier einen Überblick zu behalten und auch aussagefähig zu bleiben, empfiehlt es sich ein Postbuch zu führen – am besten per Software. Denn ein Programm kann die von Ihnen eingegebenen Daten leicht verarbeiten und innerhalb von wenigen Sekunden Antworten auf unsere vorher beschriebenen Fragen geben. Ohne Mühe, ohne stundenlang im Haus zu suchen und sich durchzufragen.

Praktischerweise kann sogar jeder einzelne Mitarbeiter Auskunft geben und selbst Einsicht nehmen. Dazu benötigt er nur einen Netzwerkzugriff auf das zentral geführte Postbuch + und natürlich Leserechte. So ist jeder Bearbeiter auch informiert, ohne dass er Eintragungen vornehmen darf oder muss. Natürlich können auch mehrerer Bearbeiter gleichzeitig Post für Ihre Abteilungen dezentral verwalten. Dies ist immer von der Organisationsstruktur im Unternehmen abhängig. Grundsätzlich sind auf Grund der Möglichkeit der Vergabe unterschiedlicher Rechte viele Wege offen, wie man das Postbuch+ nutzen möchte.

Wie man nun ganz einfach die Post einträgt, falls gewünscht Dokumente hinterlegt (Scans, Kopien des Originaldokumentes oder einfach nur pdf- oder Office-Dokumente) zeigen wir in unserem Tutorial – Posteingang und Postausgang im Postbuch+:

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