Mittwoch, 6. April 2011

Eine neue Software kaufen? Dann gibt es Einiges zu bedenken! Hinweise, Tipps & Tricks

Eine neue Software muss her! Die Gründe können vielfältig sein: Das alte Programm funktioniert nicht mehr, der Hersteller bietet das Produkt nicht mehr an, die bestehende Programmversion ist nicht mehr kompatibel mit neuen Systemvoraussetzungen oder Betriebssystemen, diverse unterschiedliche Softwareversionen „vertragen“ sich nicht miteinander, die bestehende Software kann gestiegene Anforderungen zur Abbildung bestimmter Workflows nicht mehr abbilden…die Gründe können vielfältig sein.

Zunächst sollte man sich eines klar machen, auch wenn es schwer fällt: Die vorgenannten Gründe zwingen zum Abschied von einer alten Software. Also: lassen Sie los!

Wir haben einmal einen kleinen Leitfaden zusammengestellt, wie man planmäßig und sinnvoll bei der Suche vorgeht, um unliebsame Überraschungen und Fehlkäufe zu vermeiden:

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  Vorüberlegungen:

·         Listen Sie die Vorzüge Ihrer alten Software auf, die das neue Produkt auf jeden Fall wieder beinhalten soll

·         Listen Sie auch die Nachteile auf, denn diese möchten Sie mit den neuen Produkt ja nicht gleich wieder einkaufen

·         Erstellen Sie ein minimales Anforderungsprofil

·         Denken Sie an die Zukunft – erstellen Sie ein maximales Anforderungsprofil für einen realistischen Zeitraum von z.B. 2-3 Jahren, welche zusätzlichen Anforderungen könnten an die neue Software gestellt werden.

·         Setzen Sie sich ein Budget für den Anschaffungspreis +/- einer Toleranzsumme

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  Testphase:

·         Suchen Sie entsprechend der aufgestellten Kriterien nach passenden Demoversionen

·         Nehmen Sie nun intensiv Zeit, jedes einzelne Produkt, welches in Frage kommt, sorgfältig zu testen

·         Nutzen Sie Demoversionen möglichst mit eigenen Daten und versuchen Sie an Hand von TATSÄCHLICHEN Beispielen, Ihre Arbeitsabläufe mit der Demoversion durchzuspielen

·         Notieren Sie Vorteile / Nachteile und ggf. Fragen zum jeweiligen Produkt. Spätestens nach der dritten getesteten Version ist Ihnen nicht mehr gegenwärtig, WO Ihnen WAS aufgefallen ist

·         Nachdem Sie mögliche Produkte getestet haben können Sie zur Entscheidungsfindung übergehen.

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  Entscheidungsphase:

·         Klären Sie Ihre Fragen mit dem jeweiligen Hersteller ab

·         Erkundigen Sie sich bei fehlenden Modulen nach Zusatzoptionen oder im Idealfall nach individuellen Anpassungsmöglichkeiten

·         Achten Sie auf die Erreichbarkeit und Kompetenz des Supports

·         Klären Sie die tatsächlichen Anschaffungskosten (Lizenzkosten) und Folgekosten ab (Müssen Sie Wartungsverträge abschliessen? Sind Sie verpflichtet, regelmäßig Updates zu kaufen? Was kostet der telefonische Support? – Hier gibt es diverse Hersteller, bei denen erhebliche Folgekosten auf Sie zukommen können. Diese können oft bei weitem den Preis der eigentlichen Software übersteigen. Also GANZ WICHTIG:  im Vorfeld klären)

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  Kaufphase:

·         Sie entscheiden Sie sich nach Abwägung aller Vorteile und Nachteile sowie Berücksichtigung der möglichen Alternativen unter Einbeziehung der Kostenkomponente  für ein Produkt

Vorsicht Falle: Vermeiden Sie Fehlentscheidungen!

·         Wer eine Demoversion nur unzureichend mit ein wenig hin und her klicken testet, der braucht sich nicht zu wundern, wenn am Ende Funktionen fehlen oder nicht nach Wunsch sind

·         Nur allein der Kaufpreis sollte kein Entscheidungskriterium sein. Immer auch die möglichen Folgekosten einbeziehen

·         Nie zu kurzfristig denken! Wie flexibel ist die Software für die Zukunft?

Wie immer gilt – gut überlegt und vorbereitet ist schon halb gewonnen. Deshalb, wenn man sich im weitesten Sinne an unserem kleinen Leitfaden orientiert, stehen die Chancen auf ein vernünftiges Ergebnis gut.

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